1С:Управление проектной организацией

"1С:Управление проектной организацией" - программный продукт для поддержки проектного и процессного управления в проектно-ориентированных предприятиях и организациях. Продукт предназначен для инжиниринговых и девелоперских предприятий, управляющих и инвестиционных компаний, департаментов развития бизнеса, проектных институтов и конструкторских бюро, консалтинговых компаний, разработчиков программного и аппаратного обеспечения, дизайнерских, архитектурных и рекламных студий, а также для любых других предприятий с проектным типом производства или использующих управление проектами в своей деятельности.

При разработке программного продукта "1С:Предприятие 8. Управление проектной организацией" учитывались методологии ведущих мировых стандартов управления проектами и портфелями проектов, а также опыт автоматизации российских проектно-ориентированных предприятий.

Программный продукт ориентирован на решение следующих бизнес-задач:

• достижение стратегических целей компании путем управления составом портфелей проектов и объективного анализа приоритетности выполняемых проектов и задач;
• обеспечение управления компанией с различными организационными структурами (функциональной, проектной, матричной);
• обеспечение коммуникаций и эффективного взаимодействия между проектными и функциональными службами организации;
• оперативное обеспечение руководящего персонала компании актуальной и достоверной информацией за счет доступа к единому информационному пространству, к проектным, финансовым, первичным документам и данным;
• организация управления финансами компании с применением технологии проектного бюджетирования;
• увеличение количества выполняемых проектов, повышение темпов и качества выполнения проектов;
• оперативный контроль хода работ по проектам, своевременная реакция на отклонения, возникающие в ходе проектов.
• сбор и анализ истории работ по проектам, совершенствование управленческих технологий предприятия.

Программный продукт "1С:Предприятие 8. Управление проектной организацией" может быть использован партнерами фирмы "1С" для автоматизации своей проектной деятельности. Подсистема проектного управления, реализованная в программном продукте, позволяет фирме-франчайзи планировать трудозатраты по консалтинговым и внедренческим проектам, быстро оценивать рентабельность и принципиальную выполнимость таких проектов, отслеживать и контролировать изменения в проектах, анализировать влияние отклонений по срокам выполнения проектов на денежный поток компании.

Фирма "1С" обращает внимание машиностроительных, приборостроительных и инжиниринговых компаний, на широкие возможности комплексной автоматизации и создания единого информационного пространства предприятия, обеспечивающиеся интеграцией отраслевых программных продуктов "1С:Предприятие 8. Управление проектной организацией" и "1С:Предприятие 8. PDM Управление инженерными данными". Создание интегрированной системы при внедрении позволит решить проблему сопряжения разнородных систем, характерную для проектов комплексной автоматизации.

"1С:Управление проектной организацией" представляет собой интегрированное решение на базе программных продуктов "1С:Управление производственным предприятием" и "1С:Управление проектным офисом". В рамках интегрированного решения типовая функциональность подсистем "1С:Управление производственным предприятием" дополнена функциональностью подсистем "1С:Управление проектным офисом" с сохранением поддержки объектов конфигурации "1С:Управление производственным предприятием".

Конфигурация включает в себя следующие подсистемы:

• PMO. Управление проектами и портфелями проектов:
  • Управление портфелями проектов и программами проектов.
  • Проектное управление трудовыми и материальными ресурсами предприятия.
  • Управление финансами проектов и портфелей проектов.
  • Управление жизненным циклом, содержанием и расписанием проекта.
  • Оперативное управление проектными работами.
  • Управление знаниями.

• ERP. Управление ресурсами предприятия:

  • Мониторинг и анализ показателей деятельности предприятия.
  • Управление финансами.
  • Управление продажами.
  • Управление закупками.
  • Управление запасами (складом).
  • Управление производством.
  • Управление персоналом, включая расчет заработной платы.
  • Управление основными средствами и ремонтами.
  • CRM/SRM. Управление отношениями с заказчиками, поставщиками и подрядчиками.
  • Сервисные функции.

• Достижение стратегических целей компании путем управления составом портфелей проектов и объективного анализа приоритетности выполняемых проектов и задач.
• Обеспечение управления компанией с различными организационными структурами (функциональной, проектной, матричной).
• Обеспечение коммуникаций и эффективного взаимодействия между проектными и функциональными службами организации.
• Оперативное обеспечение руководящего персонала компании актуальной и достоверной информацией за счет доступа к единому информационному пространству, к проектным, финансовым, первичным документам и данным.
• Организация управления финансами компании с применением технологии проектного бюджетирования.
• Увеличение количества выполняемых проектов, повышение темпов и качества выполнения проектов.
• Оперативный контроль хода работ по проектам, своевременная реакция на отклонения, возникающие в ходе проектов.
• Сбор и анализ истории работ по проектам, совершенствование управленческих технологий предприятия.

"1С:Предприятие 8. Управление проектной организацией" является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на проектно-ориентированных предприятиях. Решение позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Прикладное решение создает единое информационное пространство для отображения финансово-хозяйственной деятельности предприятия, охватывая основные бизнес-процессы проектного и процессного управления.

На предприятиях холдинговой структуры общая информационная база может охватывать все организации, входящие в холдинг. Это существенно снижает трудоемкость ведения учета за счет повторного использования разными организациями общих массивов информации. При этом по всем организациям ведется сквозной управленческий и регламентированный (бухгалтерский и налоговый) учет, но регламентированная отчетность формируется раздельно по организациям.

Факт совершения хозяйственной операции регистрируется один раз и получает отражение в управленческом и регламентированном учете. Необходимость повторного ввода информации исключена. Средством регистрации хозяйственной операции является документ, причем для ускорения работы широко используются механизмы подстановки данных "по умолчанию", ввод новых документов на основании ранее введенных.

Для достижения стратегических целей компании и реализации инноваций необходимо управлять портфелями и программами проектов, анализировать сбалансированность и согласованность портфелей проектов, осуществлять мониторинг ключевых показателей проектов, сроков и обязательств по контролируемым событиям, оценивать возможность выполнения инициируемых проектов в рамках текущих и запланированных проектов во избежание перегрузки ресурсов.

Система позволяет объединять проекты в программы и портфели, в одном портфеле и/или одной программе проектов могут находиться проекты на разных стадиях жизненного цикла. Портфель проектов и программа проектов представляют собой дополнительные аналитические разрезы для всех отчетов и аналитических инструментов системы, в которых в том или ином качестве фигурируют проекты.

На уровне портфеля проектов система позволяет проводить:

• анализ принципиальной выполнимости проектов в рамках заданных ресурсных ограничений предприятия. Выявление ресурсных конфликтов между выполняемыми проектами, утвержденными к выполнению и планируемыми проектами. Результаты анализа используются для принятия решений в процессе долгосрочного планирования деятельности предприятия;
• анализ контрольных событий портфеля проектов. Сведение информации о контрольных событиях разных проектов в одном представлении. Формирование графической карты проектных вех. В случае фактического или потенциально возможного срыва сроков производится расчет прогнозируемых финансовых санкций. Результаты анализа используются для принятия решений в процессе оперативного и финансового контроля деятельности предприятия;
• анализ текущего состояния и динамики изменения ключевых показателей проектов, входящих в портфель или программу. Значения ключевых показателей могут быть введены вручную руководителями проектов, а могут и автоматически рассчитываться системой, в случае, если исходные данные для расчета можно получить в информационной базе.

Эффективная работа компании невозможна без управления трудовыми и материальными ресурсами, а также выявления ресурсных ограничений еще на стадии предварительного планирования мощностей компании и проектов.

Система поддерживает три варианта управленческой структуры предприятия:

• проектная структура управления. Планами проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители проектов и проектных задач;
• функциональная структура управления. Планами проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители подразделений и департаментов;
• матричная структура управления. Планами проектов управляют руководители проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители подразделений.

В системе используются ролевая структура трудовых ресурсов и двухуровневое планирование проектных работ: на этапе предварительного планирования работы планируются по ролям (специальностям), затем на этапе оперативного планирования производится распределение работ между трудовыми ресурсами.

Система позволяет нормировать стоимость привлечения трудовых ресурсов к выполнению работ, для одного трудового ресурса и/или роли в системе может храниться любое количество учетных ставок.

На уровне пула трудовых ресурсов система позволяет производить:

• моделирование ресурсных ограничений предприятия путем ввода в систему плановой мощности для каждой из ролей (специальностей). Сопоставление плановой и фактической мощности ролей трудовых ресурсов, выявление "узких мест";
• анализ запланированной и фактической загрузки ресурсов, выявление "перегруженных" и "недогруженных" трудовых ресурсов.

Для обеспечения ликвидности и рентабельности основной деятельности необходимо управлять финансами проектов и осуществлять проектное бюджетирование, получать фактические данные из подсистемы ведения учета, проводить мониторинг использования и освоения бюджетов.

Система позволяет создавать, хранить и актуализировать планы трех бюджетов проекта: бюджет расходов по проекту, бюджет доходов по проекту, бюджет движения денежных средств (поступлений и выплат) по проекту. Элементы бюджетов хранятся в разрезе проектных задач, статей бюджета, контрагентов и контрактов (договоров с контрагентами).

Для бюджета расходов по проекту в системе предусмотрена функция автоматического формирования элементов бюджета. Бюджет расходов формируется по информации о затратах, запланированных на привлечение трудовых, материальных и финансовых ресурсов к выполнению проектной задачи. Автоматическое формирование производится на основании схемы распределения суммы, запланированной на привлечение того или иного ресурса, по статьям затрат. Схема распределения настраивается пользователем, причем допустима ситуация, когда по статьям бюджета расходов распределяется не вся запланированная сумма, а только какая-то часть.

Ключевой особенностью контура управления финансами проекта является неявная привязка элементов бюджета к календарным периодам. При планировании бюджетов период задается в виде набора правил, описывающих привязку элемента бюджета к временным рамкам проектной задачи. При изменении сроков проектной задачи (в том числе и при выполнении актуализации проекта) система производит автоматический перерасчет финансовых планов.

В системе реализован механизм версионирования финансовых планов проекта. В любой момент времени пользователь может оформить текущий план любого из бюджетов как версию плана бюджета. Количество хранимых версий не ограничено. Механизм версионирования позволяет отслеживать изменения в бюджетах проекта, выявлять отклонения, анализировать их причины и своевременно корректировать финансовую политику предприятия.

Ввод данных о фактических поступлениях и выплатах, а также о начислении фактических доходов и расходов может производиться на любой стадии жизненного цикла проекта, и даже после завершения проекта.

На уровне бюджетов проекта система позволяет производить:

• план-фактный анализ бюджета доходов, расходов и движений денежных средств по проекту в разрезе проектных задач, статей бюджета, контрагентов, договоров и календарных периодов;
• получение фактических финансовых данных проекта на основании первичных учетных документов;
• анализ отклонений между данными текущего финансового плана, любой из версий финансового плана и фактическим положением дел, выявление отклонений.

Для обеспечения цикличности бизнеса необходимо управление жизненным циклом и фазами проекта - инициации, планирования, запуска и завершения проектов, управление совокупностью структурной декомпозиции работ (СДР), календарных сроков, контрольных событий и данных о привлекаемых трудовых, материальных и финансовых ресурсах.

Система поддерживает два метода оперативного планирования проектных работ:

• с использованием ролевой структуры трудовых ресурсов и матричной структуры управления. В этом случае "проектный" руководитель управляет планом проекта, а "функциональный" руководитель управляет выполнением работ. Назначение трудовых ресурсов на конкретные работы производится с учетом выполняемых ролей;
• без использования ролевой структуры трудовых ресурсов и матричной структуры управления. В этом случае "проектный" руководитель управляет и планом проекта, и выполнением работ. Назначение трудовых ресурсов на конкретные работы производится без учета выполняемых ролей.

Жизненный цикл проекта в рамках системы состоит из пяти стадий:

• Инициация проекта. На этой стадии фиксируется намерение выполнить проект и назначается руководитель проекта. Проект появляется в системе в виде объекта.

• Планирование проекта. На этой стадии производится разработка предварительного плана проекта, определяются состав и сроки проектных работ, требуемые трудовые, материальные и финансовые ресурсы.

• Утверждение проекта. На этой стадии производится анализ принципиальной выполнимости проекта, выявляются ресурсные конфликты с другими проектами, вносятся коррективы и утверждается базовый план проекта.

• Выполнение проекта. На этой стадии производится распределение работ между трудовыми ресурсами, производится мониторинг и контроль выполняемых работ. На основании фактических данных, полученных от исполнителей, производится регулярная актуализация плана проекта. В случае необходимости производится оперативное перепланирование. Также на этой стадии производится сбор данных о фактических затратах материальных и финансовых ресурсов.

• Завершение проекта. На этой стадии регистрируется факт прекращения работ по проекту, производится анализ достигнутых результатов, выявление и анализ отклонений (по срокам, стоимости, качеству и т.п.).

Ключевым механизмом контура управления проектами является механизм актуализации проекта: на основании данных о фактическом выполнении (или же срыве выполнения) проектных работ нижнего уровня декомпозиции система производит полный перерасчет календарных сроков всех элементов проекта. Актуализация проекта, выполняемая регулярно, позволяет руководителю получать достоверную информацию о состоянии работ и оперативно реагировать на возникающие проблемы.

На уровне проекта система позволяет производить: 

• план-фактный анализ проектных задач по срокам, длительности, стоимости, затратам ресурсов;
• анализ контрольных событий проекта, расчет прогнозируемых и фактических финансовых санкций.

Непрерывность бизнеса обеспечивается регулярным менеджментом, диспетчеризацией и мониторингом проектных работ и операций, управлением изменениями содержания и сроков, координацией работ исполнителей, управлением бюджетом рабочего времени персонала.

Жизненный цикл проектной работы состоит из следующих стадий:

• Предварительное планирование. На этой стадии в плане проекта появляется элементарная операция, указывается исполнитель, длительность, трудоемкость и стоимость работы. В качестве исполнителя на этой стадии фигурирует роль трудового ресурса.

• Оперативное планирование. На этой стадии определяется исполнитель работы, определяются точные сроки. В качестве исполнителя на этой стадии фигурирует трудовой ресурс.

• Принятие к исполнению. На этой стадии исполнитель получает информацию о порученной ему задаче и подтверждает свое участие в ее выполнении.

• Выполнение. На этой стадии производится периодический ввод в систему данных о затраченном на задачу рабочем времени.

• Отчет об исполнении. На этой стадии исполнитель отчитывается в выполнении работы, указывает фактические сроки и свои фактические трудозатраты.

• Завершение. На этой стадии руководитель подтверждает завершение работы, в случае необходимости корректирует фактические сроки и трудозатраты.

Допускается нелинейное прохождение проектной работы по стадиям: задача может быть возвращена исполнителю на доработку, задача может быть завершена с признаком "неуспешно" (в этом случае создается новый экземпляр задачи и передается другому исполнителю), и т.д.

Реализованный в системе механизм эскалаций проектных работ позволяет исполнителю донести до руководства данные о предполагаемых задержках выполнения работ. Эти данные используются механизмом актуализации - "плохие новости" оказывают влияние на календарные сроки проекта по факту их регистрации в системе.

На уровне проектных работ система позволяет производить:

• сбор и последующий анализ данных о распределении рабочего времени исполнителей между проектными и внепроектными задачами, а также данных о непроизводительных затратах (потерях) рабочего времени;
• анализ накопленной статистической информации по выполнению работ, план-фактный анализ длительности, трудоемкости и стоимости выполнения работ, выявление и анализ возникших отклонений;
• анализ накопленной статистической информации по эскалации проектных работ, выявление и анализ причин срыва поставленных сроков, анализ последствий таких срывов.

Для повышения уровня зрелости проектной организации предназначены такие возможности, как анализ исторических данных, разработка нормативов и регламентов и совершенствование технологий выполнения типовых проектов, описываемых шаблонами.

Система позволяет создавать и хранить в информационной базе шаблоны проектов. Шаблон может представлять собой как законченный план проекта, так и любой из фрагментов плана проекта. Структура данных шаблона практически полностью идентична структуре проекта: структурная декомпозиция работ, информация о трудовых, материальных и финансовых ресурсах, бюджеты. Главное отличие шаблона от плана проекта состоит в том, что в шаблоне нет календарных сроков. По сути, шаблон проекта описывает технологию, используемую предприятием для выполнения типовых проектов.

В системе реализована возможность обмена данными между контурами управления проектами и управления знаниями. Любой план проекта можно сохранить в виде шаблона. Любой из шаблонов можно загрузить в план проекта, при этом план проекта может быть замещен, а может быть дополнен данными шаблона - план проекта может быть собран из нескольких шаблонов. При выполнении любых операций обмена данными между контурами управления знаниями и управления проектами в информационной базе сохраняется связь между элементом шаблона и соответствующим ему элементом проекта.

На уровне шаблона проекта система позволяет производить:

• анализ статистической информации по использованию технологий, принятых на предприятии, в реальных проектах;
• анализ отклонений (по длительности, трудоемкости, стоимости проектных работ), возникающих в типовых проектах. Результаты анализа используются для выявления "узких мест" и "лучших практик", а также используются для принятия решений по совершенствованию технологий выполнения проектов.

Визуальный инструментарий системы позволяет пользователю произвести моделирование любого из шаблонов без создания каких-либо дополнительных объектов информационной базы и получить ответ на вопрос, "каких ресурсов потребует проект, и в какие сроки он может быть выполнен, если начать его в указанный период и вести по описанной в шаблоне технологии".

http://solutions.1c.ru/catalog/project-org/km

Для эффективного управления бизнесом и принятия обоснованных решений крайне важно оперативно получать развернутую, полную и достоверную информацию, оперативно анализировать и сравнивать данные по различным аналитическим разрезам в статике и динамике:

• организация регулярного формирования и предоставление руководству компании информации о текущем состоянии дел на предприятии;
• расшифровка показателей и детальный анализ информации;
• анализ текущего состояния и динамики изменения активов и пассивов предприятия;
• сравнение текущих показателей с плановыми, а также с аналогичными показателями прошлых периодов;
• представление информации в удобном виде: графики, диаграммы, таблицы.

"Рапорт руководителю" - принципиально новый для продуктов системы "1С:Предприятие" механизм, который позволяет организовать регулярное формирование и доставку руководящему составу информации о текущем состоянии дел на предприятии. Важно, что для этого руководителю не требуется самому составлять запросы и даже просто запускать "1С:Предприятие". Будучи единожды настроен, механизм "Рапорт руководителю" может в соответствии с заданным регламентом - например, каждый день в 19:30 или каждые 15 минут в течение дня - автоматически публиковать в интранете или отправлять по заданным адресам электронной почты отчет, в котором разноплановая информация о деятельности предприятия сконцентрирована в удобном и наглядном для руководителя виде. В отчете приводится оперативный анализ данных по различным показателям деятельности предприятия: по выполнению производственных планов, по объему продаж, по дебиторской и кредиторской задолженности, по движениям денежных средств в разрезе статей и т.д. Список показателей можно настроить индивидуально для каждого из руководителей различных служб компании.

Для удобства анализа в отчете предусмотрено графическое представление данных: графики сравнения фактических показателей с запланированными или с такими же показателями за прошлые периоды.

Результативность управления, оперативность и качество решений, принимаемых руководителями предприятий, во многом зависит от того, насколько эффективно они могут использовать данные о различных аспектах деятельности предприятия, накапливаемые в информационных системах.

Конфигурация "Управление проектной организацией" включает мощную и гибкую систему отчетов, которая позволяет оперативно анализировать и непрерывно контролировать практически все аспекты производственной и торговой деятельности предприятия. В числе основных возможностей системы: